AUDITING

ANALISIS JABATANANALISIS JABATAN

Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia yangefektif mengharuskan dilakukannya analisis jabatan yangkompeten dan lengkap, karena lewat analisis ini dapat di-peroleh pemahaman yang mendalam tentang “persyaratanperilaku” (behavioral requirements) dari suatu pekerjaanatau jabatan.

Dengan kata lain, dengan melakukan analisis jabatan, dapatdiperoleh informasi tentang segala sesuatu yang berkaitandengan suatu jabatan. Informasi ini pada gilirannya dapatmenciptakan dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

DEFINISI ANALISIS JABATANDEFINISI ANALISIS JABATAN

Pekerjaan atau jabatan (job) adalah sekelompok tugas yang harus dijalankanagar suatu organisasi dapat mencapai tujuan-tujuannya.

Analisis jabatan adalah:

1.Proses pengumpulan informasi tentang jabatan/pekerjaan tertentu danpenentuan unsur-unsur pokok yang diperlukan untuk menjalankanpekerjaan tersebut.

2.Proses sistematis untuk menentukan keterampilan, tugas-tugas, danpengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaantertentu di dalam sebuah organisasi.

3.Prosedur yang sistematis untuk mengidentifikasikan (1) tugas-tugas yangdiperlukan dalam suatu jabatan dan (2) kondisi lingkungan (fisik dansosial) tempat tugas-tugas ini dijalankan.

Analisis jabatan menghasilkan dua jenis informasi, yakni :

(1) deskripsi jabatan dan (2) spesifikasi jabatan.

Kapan analisis jabatan dilakukan? 1. Pada saat organisasi dibentuk/didirikan.2. Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru.3. Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat dari teknologi baru, metoda baru, prosedur atau sistem baru.Kapan analisis jabatan dilakukan? 1. Pada saat organisasi dibentuk/didirikan.2. Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru.3. Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat dari teknologi baru, metoda baru, prosedur atau sistem baru.

Tujuan Analisis Jabatan Menurut Mondy dan Noe, tujuan analisis jabatan adalah untukmemperoleh jawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini: 1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja ?2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan ?3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ?4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu ?5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan ?6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan itu ?Tujuan Analisis Jabatan Menurut Mondy dan Noe, tujuan analisis jabatan adalah untukmemperoleh jawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini: 1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja ?2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan ?3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ?4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu ?5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan ?6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan itu ?

Metoda Analisis Jabatan1. Angket Terstruktur2. Pengamatan3. Wawancara4. Cacatan Karyawan5. Job Performance6. Kombinasi dari metode-metode diatasMetoda Analisis Jabatan1. Angket Terstruktur2. Pengamatan3. Wawancara4. Cacatan Karyawan5. Job Performance6. Kombinasi dari metode-metode diatas

Perencanaan Analisis Jabatan Pada umumnya, dalam perencanaan pengumpulan informasi jabatan,dilakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Menentukan informasi umum organisasi dan cara memperolehnya. Informasi jabatan yang dibutuhkan: - Identifikasi jabatan - Pelaksanaan pekerjaan - Persyaratan jabatan 2. Menentukan metoda pengumpulan data. - Memilih pendekatan yang digunakan (apakah pendekatan individual atau dengan pengambilan sampel) - Menentukan sumber data - Memilih teknik pengumpulan dataPerencanaan Analisis Jabatan Pada umumnya, dalam perencanaan pengumpulan informasi jabatan,dilakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Menentukan informasi umum organisasi dan cara memperolehnya. Informasi jabatan yang dibutuhkan: - Identifikasi jabatan - Pelaksanaan pekerjaan - Persyaratan jabatan 2. Menentukan metoda pengumpulan data. - Memilih pendekatan yang digunakan (apakah pendekatan individual atau dengan pengambilan sampel) - Menentukan sumber data - Memilih teknik pengumpulan data

Proses Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dilakukan melalui tahap-tahap berikut ini : 1. Memilih unit kerja yang akan diambil data jabatannya.2. Menginventarisasikan semua jabatan dalam unit kerja tersebut.3. Menginventarisasikan pemangku jabatan.4. Menentukan jumlah sampel pada unit kerja.5. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel.6. Mengumpulkan data dengan teknik tertentu.7. Mencatat semua data dalam job analysis worksheet. Proses Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dilakukan melalui tahap-tahap berikut ini : 1. Memilih unit kerja yang akan diambil data jabatannya.2. Menginventarisasikan semua jabatan dalam unit kerja tersebut.3. Menginventarisasikan pemangku jabatan.4. Menentukan jumlah sampel pada unit kerja.5. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel.6. Mengumpulkan data dengan teknik tertentu.7. Mencatat semua data dalam job analysis worksheet.

Prosedur Analisis Jabatan Kajian yang dilakukan oleh Siegel dan Lane (1987) menyebutkantiga jenis prosedur analisis jabatan, yaitu: 1. Job-oriented procedures. Analisis yang dilakukan menekankan pada hasil spesifik atau hasil akhir dalam jabatan tertentu (misalnya: surat telah diarsipkan, dokumen telah ditik, dan sebagainya).2. Trait-oriented procedures. Analisis menekankan pada kemampuan atau karakteristik yang mempengaruhi unjuk-kerja yang memuaskan/efektif.3. Worker-oriented procedures. Prosedur ini menekankan pada apa yang dilakukan (perilaku) oleh pegawai, agar diperoleh hasil tertentu (misalnya : mengelola sistem arsip, mengoperasikan komputer).Prosedur Analisis Jabatan Kajian yang dilakukan oleh Siegel dan Lane (1987) menyebutkantiga jenis prosedur analisis jabatan, yaitu: 1. Job-oriented procedures. Analisis yang dilakukan menekankan pada hasil spesifik atau hasil akhir dalam jabatan tertentu (misalnya: surat telah diarsipkan, dokumen telah ditik, dan sebagainya).2. Trait-oriented procedures. Analisis menekankan pada kemampuan atau karakteristik yang mempengaruhi unjuk-kerja yang memuaskan/efektif.3. Worker-oriented procedures. Prosedur ini menekankan pada apa yang dilakukan (perilaku) oleh pegawai, agar diperoleh hasil tertentu (misalnya : mengelola sistem arsip, mengoperasikan komputer).

DESKRIPSI JABATAN Job Description adalah dokumen yang memuat informasi tentangtugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan/pekerjaan. Deskripsi jabatan memuat informasi tentang : - Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan pelaporan, nomor/kode jabatan).- Tanggal analisis jabatan.- Ringkasan jabatan.- Tugas-tugas yang dijalankan. DESKRIPSI JABATAN Job Description adalah dokumen yang memuat informasi tentangtugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan/pekerjaan. Deskripsi jabatan memuat informasi tentang : - Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan pelaporan, nomor/kode jabatan).- Tanggal analisis jabatan.- Ringkasan jabatan.- Tugas-tugas yang dijalankan.

SPESIFIKASI JABATAN Job Specification adalah kualifikasi minimum yang harus dimilikioleh seseorang agar ia dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu. Spesifikasi jabatan berisi informasi tentang : - Persyaratan pendidikan- Pengalaman- Sifat-sifat kepribadian- Kemampuan fisik SPESIFIKASI JABATAN Job Specification adalah kualifikasi minimum yang harus dimilikioleh seseorang agar ia dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu. Spesifikasi jabatan berisi informasi tentang : - Persyaratan pendidikan- Pengalaman- Sifat-sifat kepribadian- Kemampuan fisik

HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DANFUNGSI-FUNGSI MSDM Menurut Cascio, informasi yang diperoleh dari analisis jabatan bergunabagi perencanaan dan implementasi fungsi-fungsi atau aktivitasmanajemen sumber daya manusia yang lain.Rancangan dan struktur organisasi.Dengan mengklarifikasikan persyaratan jabatan dan keterkaitan antarjabatan, tanggung jawab pada semua jenjang dapat ditentukan, yangdapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpah tindih atauduplikasi.Di samping itu, definisi yang jelas tentang tugas-tugas setiap posisidalam organisasi, berfungsi untuk menghilangkan ketidakpuasan atauperselisihan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang. HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DANFUNGSI-FUNGSI MSDM Menurut Cascio, informasi yang diperoleh dari analisis jabatan bergunabagi perencanaan dan implementasi fungsi-fungsi atau aktivitasmanajemen sumber daya manusia yang lain.Rancangan dan struktur organisasi.Dengan mengklarifikasikan persyaratan jabatan dan keterkaitan antarjabatan, tanggung jawab pada semua jenjang dapat ditentukan, yangdapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpah tindih atauduplikasi.Di samping itu, definisi yang jelas tentang tugas-tugas setiap posisidalam organisasi, berfungsi untuk menghilangkan ketidakpuasan atauperselisihan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang.

Perencanaan sumber daya manusia.Analisis jabatan adalah landasan untuk meramalkankebutuhan sumber daya manusia dan untuk membuatrencana kegiatan seperti pelatihan, mutasi, atau promosi. Evaluasi jabatan dan balas jasa.Sebelum jabatan-jabatan dapat disusun peringkatnyaberdasarkan nilai totalnya bagi organisasi, atau dibandingkandengan jabatan di perusahaan lain untuk melakukan survaiupah, persyaratan jabatan harus dipahami secarautuh/lengkapDeskripsi dan spesifikasi jabatan memberikan pemahamankepada pihak-pihak yang harus melakukan evaluasi jabatandan membuat keputusan tentang balas jasa.Perencanaan sumber daya manusia.Analisis jabatan adalah landasan untuk meramalkankebutuhan sumber daya manusia dan untuk membuatrencana kegiatan seperti pelatihan, mutasi, atau promosi. Evaluasi jabatan dan balas jasa.Sebelum jabatan-jabatan dapat disusun peringkatnyaberdasarkan nilai totalnya bagi organisasi, atau dibandingkandengan jabatan di perusahaan lain untuk melakukan survaiupah, persyaratan jabatan harus dipahami secarautuh/lengkapDeskripsi dan spesifikasi jabatan memberikan pemahamankepada pihak-pihak yang harus melakukan evaluasi jabatandan membuat keputusan tentang balas jasa.

RekrutmenInformasi paling penting yang dibutuhkan olehseorang eksekutif atau company recruiter adalahpengetahuan yang lengkap tentang jabatan yangakan diisi lowongannya. SeleksiAnalisis jabatan memberikan arah bagi prosedurseleksi dengan memberi pertimbangan tentangfaktor-faktor prediktor yang ada kaitannya dengankeberhasilan kerja.RekrutmenInformasi paling penting yang dibutuhkan olehseorang eksekutif atau company recruiter adalahpengetahuan yang lengkap tentang jabatan yangakan diisi lowongannya. SeleksiAnalisis jabatan memberikan arah bagi prosedurseleksi dengan memberi pertimbangan tentangfaktor-faktor prediktor yang ada kaitannya dengankeberhasilan kerja.

Penempatan.Gambaran yang jelas tentang kebutuhan suatu jabatan dankemampuan pekerja untuk memenuhi kebutuhan itu, akanmembuat keputusan seleksi menjadi akurat, dan para pekerjaakan ditempatkan pada jabatan spesifik yang membuat merekadapat bekerja secara produktif.Orientasi, pelatihan, dan pengembangan.Analisis jabatan membantu mengidentifikasikan :1. Tugas-tugas dalam jabatan tertentu yang seharusnya dilakukan oleh pegawai, dan2. Pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan syarat lainnya untuk menjalankan tugas-tugas secara memuaskan.Dari identifikasi ini akan dapat dikembangkan program pelatihanyang relevan dengan kebutuhan organisasi.Penempatan.Gambaran yang jelas tentang kebutuhan suatu jabatan dankemampuan pekerja untuk memenuhi kebutuhan itu, akanmembuat keputusan seleksi menjadi akurat, dan para pekerjaakan ditempatkan pada jabatan spesifik yang membuat merekadapat bekerja secara produktif.Orientasi, pelatihan, dan pengembangan.Analisis jabatan membantu mengidentifikasikan :1. Tugas-tugas dalam jabatan tertentu yang seharusnya dilakukan oleh pegawai, dan2. Pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan syarat lainnya untuk menjalankan tugas-tugas secara memuaskan.Dari identifikasi ini akan dapat dikembangkan program pelatihanyang relevan dengan kebutuhan organisasi.

Penilaian unjuk-kerjaUntuk bisa menilai prestasi atau unjuk-kerja karyawan, danmembedakan antara karyawan yang berprestasi dan yangtidak, maka perlu ditentukan secara spesifik persyaratanpekerjaan, yang merupakan salah satu hasil dari analisisjabatan.Perencanaan jalur karirJika sebuah organisasi (dan juga individu pekerja) tidakmemahami secara utuh persyaratan pekerjaan yang ada dankaitan antara pekerjaan pada satu jenjang dengan jenjangberikutnya, maka tidak mungkin dibuat perencanaan jalurkarir yang efektif. Penilaian unjuk-kerjaUntuk bisa menilai prestasi atau unjuk-kerja karyawan, danmembedakan antara karyawan yang berprestasi dan yangtidak, maka perlu ditentukan secara spesifik persyaratanpekerjaan, yang merupakan salah satu hasil dari analisisjabatan.Perencanaan jalur karirJika sebuah organisasi (dan juga individu pekerja) tidakmemahami secara utuh persyaratan pekerjaan yang ada dankaitan antara pekerjaan pada satu jenjang dengan jenjangberikutnya, maka tidak mungkin dibuat perencanaan jalurkarir yang efektif.

Hubungan pekerjaInformasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagimanajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkankesepakatan kerja atau kontrak kerja, dan juga untukmenyelesaikan keluhan dan perselisihan. Perancangan peralatan dan perbaikan metoda kerjaUntuk merancang peralatan kerja yang diperlukan dalammenjalankan suatu tugas spesifik, para insinyur/perancangharus memahami sepenuhnya kapabilitas operator dan apasaja yang diharapkan dari mereka. Demikian pula, setiappenyempurnaan metoda kerja atau usul metoda kerja baru,harus dievaluasi dengan melihat dampaknya terhadap tujuanpekerjaan secara keseluruhan.Hubungan pekerjaInformasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagimanajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkankesepakatan kerja atau kontrak kerja, dan juga untukmenyelesaikan keluhan dan perselisihan. Perancangan peralatan dan perbaikan metoda kerjaUntuk merancang peralatan kerja yang diperlukan dalammenjalankan suatu tugas spesifik, para insinyur/perancangharus memahami sepenuhnya kapabilitas operator dan apasaja yang diharapkan dari mereka. Demikian pula, setiappenyempurnaan metoda kerja atau usul metoda kerja baru,harus dievaluasi dengan melihat dampaknya terhadap tujuanpekerjaan secara keseluruhan.

Perancangan jabatan/pekerjaanPerubahan cara kerja harus dievaluasi melalui analisisjabatan, yang berfokus pada tugas-tugas yang harusdilakukan dan pada perilaku yang diharapkan dari pekerjayang menjalankan tugas-tugas itu.Keselamatan kerjaSeringkali terjadi, pada saat berlangsungnya analisis jabatan,ditemukan kondisi-kondisi kerja yang tidak aman (kondisilingkungan kerja atau kebiasaan-kebiasaan pribadi pekerja);yang kemudian bisa mengarah kepada upaya peningkatankeselamatan kerja.Perancangan jabatan/pekerjaanPerubahan cara kerja harus dievaluasi melalui analisisjabatan, yang berfokus pada tugas-tugas yang harusdilakukan dan pada perilaku yang diharapkan dari pekerjayang menjalankan tugas-tugas itu.Keselamatan kerjaSeringkali terjadi, pada saat berlangsungnya analisis jabatan,ditemukan kondisi-kondisi kerja yang tidak aman (kondisilingkungan kerja atau kebiasaan-kebiasaan pribadi pekerja);yang kemudian bisa mengarah kepada upaya peningkatankeselamatan kerja.

Menurut Werther dan Davis (1996), langkah-langkah pokok dalammanajemen sumber daya manusia yang didasarkan atas informasianalisis jabatan adalah: 1. Mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan.2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang tidak perlu, yang dapat menciptakan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja.3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang dapat membantu atau menghambat terwujudnya kehidupan kerja yang berkualitas.4. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan.5. Mencocokkan pelamar dengan lowongan yang tersedia.6. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerja baru dan pekerja yang sudah berpengalaman.7. Membuat rencana pengembangan potensi karyawan.8. Menetapkan standar unjuk-kerja yang realistik.9. Menempatkan pekerja pada pekerjaan yang memungkinkan ia menggunakan keterampilannya secara efektif.10. Memberi imbalan/balas jasa yang adil kepada pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan.Menurut Werther dan Davis (1996), langkah-langkah pokok dalammanajemen sumber daya manusia yang didasarkan atas informasianalisis jabatan adalah: 1. Mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan.2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang tidak perlu, yang dapat menciptakan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja.3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang dapat membantu atau menghambat terwujudnya kehidupan kerja yang berkualitas.4. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan.5. Mencocokkan pelamar dengan lowongan yang tersedia.6. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerja baru dan pekerja yang sudah berpengalaman.7. Membuat rencana pengembangan potensi karyawan.8. Menetapkan standar unjuk-kerja yang realistik.9. Menempatkan pekerja pada pekerjaan yang memungkinkan ia menggunakan keterampilannya secara efektif.10. Memberi imbalan/balas jasa yang adil kepada pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan.